Date d’entrée en vigueur: 2 février 2026

1. À qui s’adresse cette politique

La présente politique de confidentialité s’adresse à toute personne qui consulte notre site Web, communique avec nous ou utilise nos services. Elle explique de façon claire comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels.

2. Quels renseignements personnels recueillons-nous

Selon les services utilisés, nous pouvons recueillir les catégories de renseignements personnels suivantes:

2.1 Renseignements d’identification

• Nom et prénom
• Date de naissance
• Genre
• Coordonnées (ex. : adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale)
• Renseignements figurant sur une pièce d’identité (ex. : permis de conduire, passeport, numéro d’assurance sociale)
• Occupation
• Renseignements détenus à titre de représentant autorisé, d’administrateur ou de dirigeant

2.2 Renseignements pour confirmer votre identité

• Identifiant
• Signature
• Données biométriques (ex. : géométrie du visage)

2.3 Renseignements démographiques et professionnels

• Scolarité ou formation
• Profession ou fonction
• Situation familiale

2.4 Renseignements techniques

• Renseignements sur les appareils (ex. : adresse IP, VPN, serveurs mandataires, type d’appareil et système d’exploitation)
• Emplacement approximatif déduit à l’aide de votre adresse IP
• Préférences en matière de langue et de communication

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à l’atteinte des objectifs décrits ci-dessous.

Vous n’êtes pas obligé de fournir le numéro d’assurance sociale, mais il facilite votre identification auprès des agences de renseignements et d’évaluation du crédit. Dans certains cas, nous sommes tenus de le recueillir, notamment à des fins fiscales.

3. Comment recueillons-nous les renseignements personnels

Nous recueillons les renseignements personnels par les moyens technologiques suivants:

• Formulaires en ligne (inscription, contact, service ou demande d’information)
• Communications par courriel ou téléphone
• Fichiers journaux du site Web

Lorsque des fournisseurs de services technologiques recueillent des renseignements pour notre compte (ex. : hébergement Web, outils de statistiques), ils sont tenus de respecter des obligations strictes de confidentialité.

4. Pourquoi recueillons-nous ces renseignements

Les renseignements personnels sont utilisés uniquement pour les finalités suivantes:

• Répondre aux demandes d’information
• Gérer les inscriptions, événements ou services
• Communiquer avec les membres, partenaires ou utilisateurs
• Produire des statistiques d’utilisation du site
• Assurer la sécurité et l’amélioration du site Web

Lorsque la collecte est facultative, vous pouvez refuser de fournir certains renseignements, ce qui peut toutefois limiter l’accès à certains services.

5. À qui avons-nous accès et avec qui partageons-nous les renseignements

Au sein de la FCHARM, seuls les membres du personnel autorisés ont accès aux renseignements personnels, selon leurs fonctions.

Nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels. Ils peuvent toutefois être communiqués à des tiers dans les cas suivants:

• Fournisseurs de services (ex. : hébergement, soutien informatique, outils de communication)
• Lorsque la loi l’exige

6. Durée de conservation

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, puis détruits ou anonymisés conformément à nos règles internes de conservation.

7. Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures de sécurité raisonnables afin de protéger les renseignements personnels, notamment:

• Protocole SSL pour les communications
• Contrôles d’accès limités au personnel autorisé
• Sauvegardes régulières
• Mesures administratives de gestion de l’information

Malgré ces mesures, aucun système n’est totalement exempt de risques.

8. Vos droits

Vous disposez des droits suivants:

• Droit d’accès à vos renseignements personnels
• Droit de rectification des renseignements inexacts ou incomplets
• Droit de retirer votre consentement, lorsque applicable
• Droit de déposer une plainte concernant le traitement de vos renseignements

Toute demande doit être faite par écrit.

9. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable est:

Nathalie Genois
Courriel : ngenois@fcharm.ca

Elle est chargée de répondre aux demandes, d’assurer la conformité et de traiter les incidents de confidentialité.

10. Incident de confidentialité

En cas d’incident présentant un risque sérieux de préjudice, nous prendrons les mesures requises pour limiter les impacts et aviser les personnes concernées, conformément à la loi.

11. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée afin de demeurer conforme aux lois en vigueur. La version à jour est toujours accessible sur notre site Web. En cas de modification importante, nous en informerons les personnes concernées de manière appropriée.

12. Législation applicable

Cette politique est régie par les lois applicables au Québec, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).